Kreditnota

Hvorfor kreditnotaen er uundværlig i e-handel

Når en kunde fortryder sit køb eller returnerer en defekt vare, skal regnskabet bringes i balance. I dansk bogføringslovgivning er det ulovligt blot at slette eller redigere i en godkendt faktura. En kreditnota fungerer som et modbilag, der trækker salgsbeløbet og salgsmomsen ud af dine regnskabstal igen.

For en webshop sikrer korrekte kreditnoter, at din omsætning og momsbetaling til Skat passer præcist med de faktiske salg. Udsteder du ikke en kreditnota ved en returnering, kommer du til at betale salgsmoms af penge, du reelt har tilbagebetalt til kunden.

Sådan håndterer du retursager i din webshop

I praksis opstår behovet for en kreditnota i flere klassiske scenarier:

• Kunden returnerer hele ordren inden for fortrydelsesfristen.
• Varen er beskadiget under fragten, og du yder et afslag i prisen.
• Der er tastet forkert beløb på en manuelt oprettet erhvervsfaktura.

Når kunden sender sin vare retur, bør dit økonomisystem automatisk oprette kreditnotaen ud fra det oprindelige ordrenummer. Beløbet på kreditnotaen matcher præcis det udskrevne beløb på returvaren samt eventuel oprindelig fragt.

Undgå manuelle fejl i regnskabet

Når du har en travl webshop, kan manuel håndtering af kreditnoter hurtigt skabe kaos i bogholderiet. Hvis du tilbagefører pengene via din betalingsgateway uden at udstede den matchende kreditnota i regnskabssystemet, opstår der differencer mellem din bankkonto og dit bogholderi.

En god tommelfingerregel er at automatisere integrationen mellem din webshop, betalingsløsning og dit regnskabsprogram. Dermed udstedes kreditnotaen automatisk i samme øjeblik, du godkender en refusion på lageret. Har du brug for rådgivning om integrationer, kan du til enhver tid tage kontakt til relevante eksperter.