B2B-webshop: krav og tjekliste før udvikling

En B2B-webshop skal afspejle aftaler, der allerede findes: prisaftaler, leveringsaftaler, kredit og de personer hos kunden, der må bestille. Derfor starter projektet ikke med et platformvalg, men med en liste over krav, der kan testes.

Denne guide er en arbejdsskabelon til den liste. Den er platformsneutral. Hvad en B2B-webshop er, finder du i ordbogen under B2B-webshop. Her handler det om at få jeres egne krav skrevet så præcist, at en leverandør kan vise, om de kan opfyldes.

Sådan skriver du et krav, der kan testes

Et brugbart krav har fire dele:

1. Behov: Hvad skal kunden eller medarbejderen kunne?
2. Accepttest: Et konkret eksempel med jeres egne data og et forventet resultat.
3. Ejer: Den person i forretningen, der afgør, om testen er bestået.
4. Datakilde: Det system, der ejer oplysningen, fx ERP, økonomisystem eller webshop.

Sammenlign to formuleringer. “Webshoppen skal understøtte kundepriser” kan næsten alle leverandører sige ja til. “Når en indkøber hos Kunde A logger ind, vises varenummer 1001 til den aftalte pris fra ERP, og en indkøber hos Kunde B ser listeprisen” kan testes og afvises.

Brug rigtige, men anonymiserede eksempler fra jeres nuværende salg. Vælg de besværlige kunder: dem med særpriser, flere adresser eller krav om indkøbsnummer.

1. Kunder, firmaer og brugere

Afklar, hvordan en erhvervskunde er bygget op hos jer. Et firma har ofte flere personer, der bestiller, og flere steder, der skal leveres til.

• Kan et firma have flere brugere med hver sin rolle, fx indkøber og godkender?
• Skal en bruger kun se nogle af firmaets leveringsadresser?
• Hvem opretter nye kunder og brugere: kunden selv, jeres salg eller ERP?
• Skal nye kunder godkendes, før de ser priser eller kan bestille?

Accepttest: “En indkøber hos Kunde A kan bestille til afdelingen i Aarhus, men ikke til afdelingen i Odense. En administrator hos Kunde A kan give indkøberen adgang til Odense.”

Ejer: Salg eller kundeservice.

2. Priser, kataloger og moms

Prisreglerne er ofte den sværeste del. Skriv dem ned, som de faktisk bruges, også undtagelserne.

• Hvilke prisformer findes: listepris, kundepris, kundegruppepris, mængderabat eller kampagnepris?
• Hvilken regel vinder, når en vare har flere mulige priser?
• Skal nogle kunder kun se et udvalg af varer?
• Hvor ligger prisen: i ERP, i webshoppen eller et andet system? Hvor hurtigt skal en ændring slå igennem?

Accepttest: “Kunde A har 12 % rabat på varegruppe X og en fast pris på varenummer 1001. Varenummer 1001 vises til den faste pris og ikke med 12 % rabat. Ved 50 stk. gælder mængdeprisen, hvis den er lavere.”

Ejer: Salg, med økonomi som medejer af prisreglerne.

Moms. Mange B2B-løsninger viser priser uden moms, men reglen afhænger af, hvem der kan handle. Over for forbrugere skal prisen være inklusive moms. Forbrugerombudsmanden har i en sag fra 2014 lagt vægt på, om webshoppen både muliggør og bygger på salg til forbrugere. En erklæring om, at kun virksomheder må handle, talte mod det, når den blev fulgt af en vis effektiv kontrol. Beslut derfor, om private kan oprette sig eller se priser, og få løsningen vurderet, hvis butikken henvender sig til både private og virksomheder. Kilderne står i bunden af guiden.

3. Bestilling og genbestilling

Erhvervskunder køber ofte de samme varer igen og kender varenumrene.

• Er der minimumsantal, kolli eller pakningsstørrelser, som kun må bestilles i hele enheder?
• Skal kunden kunne bestille hurtigt ud fra varenummer eller en liste?
• Skal tidligere ordrer kunne genbestilles?
• Skal kunden kunne gemme faste indkøbslister?

Accepttest: “En vare sælges i kolli á 6. Indtaster kunden 10, får kunden besked om at vælge 6 eller 12, og ordren kan ikke gennemføres med 10.”

Ejer: Salg og lager.

4. Godkendelse og indkøbsnummer

Nogle kunder skal godkende ordrer internt, før de sendes. Andre kræver, at deres eget indkøbsnummer (PO-nummer) står på ordren og fakturaen.

• Skal ordrer over et beløb godkendes af en anden bruger hos kunden?
• Skal indkøbsnummeret være obligatorisk for bestemte kunder?
• Hvor skal indkøbsnummeret vises: ordrebekræftelse, følgeseddel, faktura?

Accepttest: “En ordre over 10.000 kr. fra en indkøber hos Kunde A lægges til godkendelse hos kundens godkender og sendes først til ERP, når den er godkendt. Indkøbsnummeret står på fakturaen.”

Ejer: Salg; økonomi for fakturaens indhold.

5. Betaling, kredit og faktura

Afklar med økonomi, hvilke betalingsformer hver kundetype må bruge.

• Skal nogle kunder betale med kort, og andre på faktura med kredit?
• Hvor er kreditgrænsen registreret, og hvad sker der, når den er nået?
• Hvilke betalingsbetingelser gælder, og hvor er de aftalt?
• Hvordan håndteres kreditnotaer og delvise returneringer?
• Stiller kunderne krav til fakturaens format eller indhold?

Accepttest: “Kunde A må købe på faktura op til sin kreditgrænse. En ordre, der overskrider grænsen, blokeres ikke, men markeres til manuel kontrol hos økonomi.” Skriv den regel, I faktisk ønsker. Det vigtige er, at den er besluttet.

Ejer: Økonomi.

6. Lager, levering og ordrestatus

• Skal kunden se lagerstatus, og i så fald fra hvilket lager?
• Skal kunden kunne vælge leveringsdato eller levering over flere gange?
• Hvordan vises restordrer og dellevering?
• Hvilke statusser skal kunden se, fx modtaget, pakket, sendt og faktureret?

Accepttest: “En ordre på 20 stk. med 12 på lager bliver delt. Kunden ser 12 som sendt med trackinglink og 8 som restordre med forventet dato.”

Ejer: Lager eller logistik.

7. Integration og datakilder

De fleste B2B-webshops afhænger af et ERP-system. Lav en tabel over hver datatype:

Tallene i tabellen er eksempler. Jeres egne frekvenser afhænger af, hvor hurtigt data ændrer sig, og hvad systemerne kan levere. Det vigtige er, at hver række har én ejer, og at fejl bliver opdaget af en person, ikke af kunden.

Accepttest: “En prisændring for Kunde A i ERP kl. 10.00 vises i webshoppen senest inden for det aftalte interval. Fejler overførslen, får den ansvarlige besked.”

Ejer: IT eller den, der ejer ERP, sammen med leverandøren af integrationen.

8. Sælgere og kundeservice

• Skal sælgere kunne bestille på vegne af en kunde og se kundens priser?
• Skal kundeservice kunne se kundens ordrer og indkøbslister?
• Skal tilbud fra sælgeren kunne omsættes til en ordre i webshoppen?

Accepttest: “En sælger logger ind, vælger Kunde A og lægger en ordre til kundens priser. Ordren registreres med både kunden og sælgeren.”

Ejer: Salgschef.

9. Drift efter lancering

En B2B-webshop er ikke færdig ved lancering. Nye kunder, prisaftaler og varer kommer løbende.

• Hvem opretter nye firmaer og brugere, og hvor lang tid må det tage?
• Hvem vedligeholder kataloger, kundegrupper og særpriser?
• Hvem overvåger integrationen, og hvem kontakter leverandøren ved fejl?

Skriv navnene ind i kravlisten. Et krav uden ejer bliver sjældent vedligeholdt.

Prioritér, og brug listen til platformvalget

Markér hvert krav som skal, bør eller kan. Et skal-krav er et krav, hvor I hellere vil udskyde lanceringen end gå live uden det.

Når listen er klar:

1. Send accepttestene til de platforme eller leverandører, I overvejer.
2. Bed om en demonstration med jeres eksempeldata, ikke en generel præsentation.
3. Notér for hvert krav: standardfunktion, udvidelse, tilpasning eller ikke muligt.
4. Kontrollér abonnementet. Funktioner kan variere mellem platforme og mellem planer på samme platform. Shopify har fx en oversigt over B2B-funktioner pr. abonnement. Tjek den aktuelle version hos den platform, I overvejer, før I beslutter jer.
5. Lad ejeren af hvert krav godkende svaret.

Platformvalget i bred forstand er beskrevet i guiden om at vælge webshopløsning. Relaterede begreber: kundegruppe og REST API.

Har I brug for hjælp til at omsætte kravene til en løsning, kan I læse om vores arbejde med B2B-webshops, Shopify B2B og webshopintegrationer.

Kilder

• Forbrugerombudsmanden: Priser over for forbrugere skal være inklusiv moms (sag fra 2014, med lovhenvisninger fra dengang).
• Forbrugerombudsmanden: Retningslinjer for prismarkedsføring (gældende fra 28. maj 2022).

Guiden er ikke juridisk rådgivning. Kilderne er kontrolleret 26. september 2026.